高校檔案相關人員要找準定位同時要了解檔案的重要性和建設檔案網(wǎng)站的必然性。如今檔案信息化建設快速發(fā)展, 建立檔案網(wǎng)站, 改進檔案服務方法就更加有必要。檔案網(wǎng)站是檔案服務與溝通的平臺, 通過網(wǎng)站宣傳和展示自己。
檔案信息網(wǎng)站建設要強化服務功能, 就必須統(tǒng)一規(guī)劃、合理安排。其中包含硬件、軟件配置, 平時的管理和維護, 相關工作者的培訓及軟硬件升級等。檔案信息網(wǎng)站不能孤立存在, 在同圖書館等情報信息服務部門、檔案的產(chǎn)生與形成與業(yè)務部門緊緊相連, 讓檔案網(wǎng)站的建設進入國家信息資源整體的規(guī)劃和建設當中, 這樣才能實現(xiàn)它的服務功能。
檔案信息網(wǎng)站的建立, 重在應用。在技術上, 要充分考慮技術的先進性、科學性和實用性。在配備設備的過程中, 要充足考慮軟、硬件使用的安全性、穩(wěn)定性、兼容性。在檔案管理人員配備上, 要既懂得檔案管理知識又懂得計算機技術的復合型人才。要提高檔案管理人員的素質(zhì), 使其具有充足的專業(yè)知識技能, 具有堅實的提供信息服務的能力。檔案網(wǎng)站的設計上, 要體現(xiàn)高校檔案網(wǎng)站有別與一般網(wǎng)站的特點, 要有文化性。其次, 網(wǎng)頁內(nèi)欄目的設置要考慮其服務功能, 要簡潔合理, 要體現(xiàn)實用性;要建立科學合理的檔案信息數(shù)據(jù)庫體系, 要根據(jù)不同要求, 設置不同的使用權限;要設置相關檔案信息資源導航鏈接, 實現(xiàn)各高校、國內(nèi)外檔案信息網(wǎng)站以及圖書情報等信息部門的網(wǎng)絡導航和鏈接。
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